تتولى الإدارة العامة للسكرتارية والمتابعة الاختصاصات الآتية :

1. الاشراف فنياً وإدارياً على الإدارات التابعة للسكرتارية والمتابعة حسب هيكل الجامعة التنظيمي الإداري المعتمد .
2. استقبال واستلام كافة المعاملات الواردة الى رئاسة الجامعة وقيدها في سجل الوارد العام، وحفظ نسخة منها في ملفات مفهرسة ومتسلسلة بشكل مرتب يسهل الرجوع إليها عند الحاجة .
3. توزيع المعاملات الواردة وتسليمها الى جهة الاختصاص أولاً بأول بشكل يومي بسجلات موضح فيها بيانات الاستلام .
4. قيد المعاملات الصادرة من مكتب رئيس الجامعة، ومكتب نائب رئيس الجامعة للشئون الأكاديمية، ومكتب نائب رئيس الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي،  والأمانة العامة، وتسجيلها في سجلات الصادر العام وحفظ نسخة منها وأرشفتها بشكل منظم ومتسلسل يسهل الرجوع إليها عند الحاجة .
5. تسليم المعاملات الصادرة إلى جهات الاختصاص أو صاحب الشأن باستلام موضح فيه بيانات الاستلام.
6. تسجيل المعاملات والمراسلات الصادرة إلى مكتب التنسيق والمتابعة في صنعاء بشكل يومي، وتجهيز الظروف والطرود وتسليمها عبر البريد المتعاقد معه للتوصيل إلى صنعاء وأخذ استلام رسمي موضح فيه البيانات وتاريخ الإرسال ويحفظ بشكل مرتب ومسلسل لتسهيل المتابعة والرجوع إليها عند الحاجة.
7. متابعة المعاملات المسلمة للكليات أو الإدارات العامة في رئاسة الجامعة ومدى انجازها حسب استلامها والفترة الزمنية اللازمة لاستكمالها، ورفع تقرير يومي الى مكتب رئيس الجامعة ومكتب الأمين العام .
8. متابعة مكتب التنسيق بالعاصمة صنعاء لإنجاز كافة المعاملات الصادرة إليهم بشكل مستمر ، وموافاة الجهات المختصة بأي ملاحظات أو بيانات حول تلك المعاملات ، بالإضافة إلى رفع تقرير أسبوعي عن مستوى أنجازها إلى مكتب رئيس الجامعة ومكتب الأمين العام .
9. تولي مهام الطباعة والتصوير للوثائق والتقارير وأعمال رئاسة الجامعة .
10. العمل على تطوير أنظمة وأساليب السكرتارية والحفظ والأرشفة والمتابعة والتوثيق من خلال استخدام الوسائل والأجهزة والتقنيات الحديثة .
11. المحافظة على كافة الوثائق التي يتم استلامها وتسليمها من أي عبث أو تسريب وفقاً لمبادئ العمل الإداري الحكومي باعتبارها وثائق رسمية حسب القوانين واللوائح النافذة .
12. عدم السماح بالإطلاع على الوثائق أو تصويرها إلا بتوجيه رسمي من جهات الإختصاص (رئيس الجامعة – نواب رئيس الجامعة كلاً حسب اختصاصه – الأمين العام) .
13. تنظيم أعمال السكرتارية، وتوفير ما يستلزمه العمل من مطبوعات وسجلات ودفاتر وقرطاسية وأدوات وأي متطلبات أخرى، وذلك بما يؤمن سير العمل بصورة طبيعية دون أي قصور أو جوانب سلبيه قد تؤثر على أنشطة الجامعة أو يعرقل مرافقها المختلفة في تنفيذ واجباتها وإنجاز المهام على الوجه الأمثل .
14. تقديم الخطط والتقارير الشهرية والدورية والسنوية عن نشاط الإدارة وآفاق تطورها ورفعها للأمانة العامة .

الأستاذ / يحيى يحيى عباد الشاوش

السيرة الذاتية  تحميل